Organizando as gavetas: o que devo guardar?

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Documentos têm prazos de arquivamento que devem ser observados para que problemas sejam evitados

O começo de um novo ano, para muitos, é momento de organização. Hora de estabelecer novos objetivos, traçar estratégias, e também de limpar as gavetas – tanto do closet, quanto dos documentos. 

Mas ao contrário das roupas que podem, de certa forma, serem facilmente substituídas, alguns documentos têm prazos de validade que devem ser cuidadosamente observados. 

Alguns precisam de um tempo maior de preservação, outros têm validade de arquivamento menor, podendo ser descartados com segurança depois de certo período,já que dificilmente alguém tem espaço suficiente para guardar comprovantes de pagamento de água, luz e telefone consumidos por uma vida inteira.

Para isso, Wilson Cesar Rascovit, presidente do Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo (Ibedec) orienta os consumidores quanto ao tempo que um documento deve ser guardado e qual a importância de se preservar certos tipos de registros.

Segundo Wilson, é preciso ter cuidado na hora de se proteger das cobranças indevidas e não correr o risco de ter o nome e o CPF em lista de devedor do comércio, bancos e órgãos federais. Por isso, o consumidor precisa guardar alguns documentos. “O prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos, conforme o Código Civil. Há comprovantes, portanto, que devem ser mantidos por mais tempo guardados, como os de imóvel financiado”, destaca. 

O presidente do Ibedec lembra que, segundo a Lei nº 12.007 (de 29 de julho de 2009),as pessoas jurídicas, prestadoras de serviços públicos ou privados, são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor a declaração de quitação anual de débitos. “Com ela, o consumidor pode guardar apenas a declaração referente ao ano anterior, que compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura”, explica.

Mas para facilitar a organização dos consumidores o instituto traz as seguintes dicas:

Guarde por cinco anos:

* Tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda e outros);

* Contas de água, luz, telefone e gás;

* Recibos de assistência médica;

* Recibos escolares;

* Pagamento de cartões de créditos;

* Recibos de pagamentos a profissionais liberais;

* Pagamento de condomínios;

Guarde por três anos:

* Recibos de pagamentos de aluguel;

* Recibos de diárias de hotéis;

* Recibos de pagamento de restaurante;

Guarde por 20 anos:

* Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS;

Documentos e seus prazos:

* Seguros em geral (vida, veículos, saúde, residência etc.) – Guarde por 1 ano após o término da vigência;

* Extratos bancários – 1 ano;

* Recibos de pagamento de aluguéis – 3 anos;

* Taxas e Impostos Municipais e Estaduais (lixo, IPTU, IPVA, etc.)  – 5 anos;

* Contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares) – 5 anos;

* Condomínio – 5 anos;

* Mensalidades escolares – 5 anos;

* Faturas de cartões de crédito – 5 anos;

* Contratos e recibos de serviços de profissionais liberais – como advogados, médicos, dentistas, pedreiros, etc. – 5 anos

* Plano de saúde – 5 anos

* Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados – 6 anos;

* Comprovantes de pagamentos de financiamentos de bens – como carros e imóveis – até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio);

* Notas fiscais até o término da garantia do produto;

* Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS de todo período laboral